מחולל דוחות אוטומטי הוא רכיב בתוך מערכת ה-BI, אשר מאפשר לשלוח דוחות בדחיפה למשתמשים שונים – פנים וחוץ ארגוניים – על פי מופעים קבועים או על פי אירועים מוגדרים. למערכת הדוחות האוטומטית מספר יתרונות שמשדרגים את אופן השימוש בכלי ה-BI ותומכים ברציפות העסקית.
דוחות מעוצבים לכל פורמט
אחד היתרונות המובהקים של מערכת דוחות אוטומטית מתבטא ביכולת ליצור כל דו"ח בכל נושא שהמשתמש בוחר, על ידי בחירה וגרירה של עצמים שונים למסמך שיופץ בפורמטים רווחים לרבות: excel, pdf, power point, html, doc, pixel perfect. המשתמש יכול לקבוע היכן להציב כל עצם בדו"ח, לבחור את הצבעים, להוסיף טבלאות, תרשימים ועוד ולהיעזר בספריית העיצוב של Pixel Perfect לעיצוב דוחות ברמה מקצועית.
כלל הדוחות מרוכזים בפלטפורמה אחת
מערכות BI מהדור החדש שינו לחלוטין את הדרך שבה ארגונים משתמשים בדאטה. שכן במקום לגשת למסך מערכת ייחודי להפקת דוחות, הדוחות משולבים בכל היבט בעשייה העסקית, ומנוהלים דרך מסך אחד בהתאם להרשאות המשתמשים. כך שכל משתמש יכול לגשת בכל רגע נתון למערכת, לקבל דוחות לכתובת הדואר האלקטרוני, הספרייה הארגונית, פורטל ואתר החברה, או ישירות למערכת ה-BI העסקית בפורמט נגיש ולשמור על רציפות תהליכי העבודה.
שילוב דוחות בפורטל ובאתר האינטרנט
יתרון נוסף שלא כולם ערים לו הוא היכולת להיעזר במערכת האוטומטית לשליחת דוחות כדי לשדרג את חווית הגלישה של בעלי העניין בפורטל הארגוני. לדוגמה: אפשר ליצור "דוכן עיתונים" בתוך אתר הרשת, ולאפשר לכל מי שחפץ בכך להוריד דוחות כלליים, ולחקור את הנתונים – שירות זה מתאים לספקים, לקוחות, משקיעים וגורמים נוספים, שמעוניינים ללמוד אודות העשייה העסקית גם ללא צורך בהקצאת תשתית IT נפרדת.
שליחת דוחות קבועים ודוחות על פי אירועים
בזירה עסקית תחרותית, אשר מאפשרת עבודה מכל מקום ומכל נקודת זמן, כל עוד יש חיבור אינטרנטי, הצורך להיות מחוברים ולקבל עדכונים על מידע קריטי הוא עניין שבשגרה. מערכת הדוחות האוטומטית מאפשרת לתכנן מראש אילו דוחות יישלחו למשתמשים נבחרים בכל עת – דוחות יומיים על רמות מלאי, הגעה ליעדים, הכנסות, מאזן וכן הלאה ודוחות על פי "טריגרים" כלומר אירועים משמעותיים: לדוגמה – חציית רף מסוים, שבירת שיא במכירות, השגה של יעד, או האטה בקצב הצפוי להשגת היעד, שינוי מגמה וכן הלאה. בדרך זו אפשר לשמור על רציפות ולצפות בדאטה גם ללא כל צורך להתחבר למערכת בכל עת.
לסיכום, מערכת דוחות אוטומטית היא כלי עבודה נוח ופשוט מאוד, שדומה מאוד בתצורתו ובהפעלתו לדרך שבה אנחנו עובדים עם פלטפורמות אינטרנטיות. אפשר לבחור דוחות מתוך המערכת או לבנות דוחות באמצעות בחירה וגרירה של עצמים, ואף אפשר לשדרג עיצוב הדוחות באמצעות תוכנת העיצוב Pixel Perfect. משתמשים יכולים להגדיר מראש אילו דוחות יישלחו על פי מופעים קבועים או על פי טריגר מסוים (למשל קו אדום, שינוי מגמה, חציית רף וכן הלאה). בדרך זו הם יכולים להמשיך להישאר מחוברים לארגון מבלי שבפועל הם צריכים להתחבר למערכת.