הכנת תלושי משכורת נדמית כפעולה פשוטה וקלה לביצוע, מעסיקים רבים תוהים למה הם לא עושים זאת באופן עצמאי וחוסכים להם את הוצאות חישובי השכר. האמת היא שהמציאות מורכבת יותר והנפקת תלושי משכורת דורשת קצת יותר ידע משהייתם חושבים.
למה חישוב השכר כה מסובך?
מעבר להפקה של התלושים באופן גלובלי או בהתאם לשעות העבודה באותו החודש, יש את ההיבט הקשור בדיווח על השכר למדינה, בכל חודש יש להעביר לרשויות המס דיווח על כלל המשכורות שהוצאו על ידי העסק, בסוף השנה יש לנפק טופס 126 וכן טפסי 106 במידת הצורך, בנוסף כל מעסיק חייב בדיווח למסלקה הפנסיונית.
כל הדרישות הללו הופכות את נושא חשבות השכר למסובך במיוחד ודורשות ידע מקצועי בתחום, מעבר לטעויות בחישוב השכר קיימת סכנה אמיתי לטעויות פליליות או לכאלה שיכולות להוביל לתביעה אזרחית בבית משפט.
חישוב שכר פנימי או חיצוני
חלק גדול מהחברות מתחבטות בשאלה האם להוציא למיקור חוץ את חישוב השכר או להעסיק חשב שכר פנימי שיקבל את המשכורת החודשית שלו מהחברה. ההתלבטות הזאת רלוונטית בעיקר לחברות בינוניות וגדולות שכן אין הגיון כלכלי להעסקת חשב שכר עבור חברות קטנות ועסקים זעירים.
להעסקת חשב שכר פנימי יכולות להיות מספר יתרונות – שכר נמוך יותר ביחס לחברות שגובות סכומים גבוהים, קשר אישי לחשב ומחויבות מקצועית כעובד החברה ועוד.
לעומת זאת בהעסקת חברה ניתן להרוויח מספר דברים – אי הנעימות שעלולה להיווצר בין חשב שכר שמוכר לכולם לחברה במקרה של טעות או חישוב שגוי תיחסך, החשב לא יהפוך לאויב העם וכן חלק לא קטן מהחברות מציעות מחירים משתלמים שהופכים את חשב השכר הפנימי לעול כלכלי. כמו כן, חברה שתוציא למיקור חוץ את חישוב השכר תחסוך בעלויות הכרוכות ברכישת תוכנה לחישוב שכר ותשלום דמי מנוי עליהם.
כיצד לבחור חברה לחישוב שכר
יש מספר אספקטים שחשוב לקחת בחשבון כאשר בוחרים בחברה חיצונית לחישוב שכר:
- עלות – ככל שעלות השירות יורדת היתרון שבהעסקת חברה חיצונית עולה, ישנם פערים די גדולים בין חברות שונות ולכן כדאי לבדוק מספר חברות לפני שבוחרים בחברה שתחשב את השכר של העובדים.
- לוחות זמנים ונסיון – חשוב שתבחרו בחברה בעלת נסיון בעבודה עם עסקים בעלי אופי דומה לשלכם, לכל תחום במשק יש מאפיינים ייחודיים שהופכים את חישוב השכר לשונה ביחס שאר, בנוסף חשוב שתבדקו כי החברה שאתם רוצים לשכור את שירותיה עומדת בלוחות הזמנים הדרושים לכם.
- בקיאות ביחסי עובדי מעביד – כדי לבחור בחברה שמחזיקה בידע היקפי בתחום השכר, גם בתחום יחסי עובד מעביר, החברה תוכל לעזור לכם לקבל את ההחלטות הנכונות בכל פעם שיתגלעו מחלוקות בינכם לבין אחד העובדים שלכם.
נושא חשבות השכר הוא מהותי לכל חברה, העברת משכורת ללא טעויות יוצרת תחושה טובה אצל העובדים, כמו כן היא מונעת סיבוכים משפטיים בהמשך הדרך.